Správa jednotek

Tato sekce je určena pro správce organizace (ORG_ADMIN) a popisuje, jak spravovat bytové jednotky v systému Domolink.

Co je jednotka v Domolink?

Jednotka představuje:

• Bytovou jednotku (byt v bytovém domě)
• Nebytový prostor (obchod, kancelář, ordinace)
• Garáž nebo parkovací stání
• Jakýkoliv prostor, který platí poplatky za odpady

Každá jednotka má:

• Unikátní kód (např. "1A", "204", "Garáž 5")
• Adresu (pokud se liší od adresy domu)
• Přiřazeného správce (vlastníka) - UNIT_MANAGER
• Historii nahlášeného obyvatelstva
• Vlastní poplatky a platby

[SCREENSHOT: Seznam jednotek - přehled]

---

Zobrazení seznamu jednotek

Jak zobrazit všechny jednotky?

1. V levém menu klikněte na "Jednotky"
2. Zobrazí se seznam všech jednotek s následujícími údaji:

[SCREENSHOT: Tabulka se seznamem jednotek]

Statistiky jednotek

V horní části stránky vidíte přehledy:

• 📊 Celkem jednotek: 24
• ✅ Aktivních: 22
• 👤 S přiřazeným správcem: 20
• ⚠️ Bez správce: 2

[SCREENSHOT: Widget se statistikami jednotek]

---

Vytvoření nové jednotky

Krok za krokem návod

1. Otevřete formulář

• Na stránce "Jednotky" klikněte na tlačítko "Přidat jednotku"

2. Vyplňte údaje

[SCREENSHOT: Formulář pro vytvoření jednotky]

3. Uložte jednotku

• Klikněte "Uložit"
• Jednotka je vytvořena ve stavu "Aktivní"
• Nyní můžete přiřadit správce

💡 Tip: Kód jednotky musí být unikátní v rámci vaší organizace. Systém vás upozorní, pokud kód již existuje.

Příklady kódů jednotek

Bytový dům s byty:

1A, 1B, 1C (přízemí)
2A, 2B, 2C (1. patro)
3A, 3B, 3C (2. patro)

Bytový dům s čísly:

101, 102, 103 (přízemí)
201, 202, 203 (1. patro)
301, 302, 303 (2. patro)

Smíšený objekt:

OBCHOD-1 (prodejna v přízemí)
KANCELAR-2A (kancelář)
BYT-301 (byt v patře)
GARAZ-5 (garáž)

---

Úprava jednotky

Co lze upravovat?

• ✅ Kód jednotky (pokud není použit v poplatcích)
• ✅ Název a poznámku
• ✅ Adresu
• ✅ Stav (aktivní/neaktivní)
• ❌ Nelze měnit organizaci (jednotka patří k jedné organizaci)

Postup úpravy

1. V seznamu jednotek klikněte na název jednotky nebo ikonu "Upravit"
2. Otevře se formulář s předvyplněnými údaji
3. Upravte potřebné pole
4. Klikněte "Uložit změny"

[SCREENSHOT: Formulář úpravy jednotky]

Změna kódu jednotky

⚠️ Pozor: Změna kódu jednotky je možná pouze pokud:

• Jednotka ještě nemá žádné poplatky
• Nebo všechny poplatky jsou ve stavu "Zrušeno"

Pokud jednotka má aktivní poplatky, systém změnu kódu zakáže.

Důvod: Změna kódu by mohla způsobit zmatení ve fakturaci a platbách.

---

Přiřazení správce k jednotce

Co je správce jednotky?

Správce jednotky (UNIT_MANAGER) = osoba zodpovědná za jednotku:

• Vlastník bytu
• Člen družstva
• Nájemník s pověřením
• Rodinný příslušník

Co správce může:

• Nahlašovat počet osob v jednotce
• Vidět poplatky ke své jednotce
• Vidět historii plateb
• Změnit si heslo a osobní údaje

Postup přiřazení

1. Otevřete detail jednotky

• V seznamu jednotek klikněte na jednotku
• Nebo na stránce jednotky klikněte "Přiřadit správce"

2. Zadejte email

• Do pole "Email správce" napište email vlastníka
• Příklad: jan.novak@email.cz

3. Odešlete pozvánku

• Klikněte "Odeslat pozvánku"
• Systém odešle email s odkazem na registraci

[SCREENSHOT: Dialog přiřazení správce]

4. Vlastník dokončí registraci

• Vlastník klikne na odkaz v emailu
• Vyplní registrační formulář (jméno, heslo)
• Ověří email (kliknutím na odkaz v druhém emailu)
• Po ověření získá přístup k jednotce

Co se stane po přiřazení?

• ✅ Vlastník vidí jednotku v sekci "Moje jednotka"
• ✅ Systém mu začne posílat měsíční výzvy k nahlášení osob
• ✅ Vlastník vidí poplatky ke své jednotce
• ✅ Vlastník může nahlásit počet osob

Změna správce jednotky

Scénář: Byt se prodal, nový vlastník potřebuje přístup

Postup:

1. Otevřete detail jednotky
2. V sekci "Správce" klikněte "Odebrat správce"
3. Původní vlastník ztratí přístup k této jednotce
4. Klikněte "Přiřadit nového správce"
5. Zadejte email nového vlastníka
6. Odešlete pozvánku

💡 Tip: Původní vlastník si ponechá svůj uživatelský účet (může být přiřazen k jiné jednotce). Pouze ztratí přístup k této konkrétní jednotce.

[SCREENSHOT: Odebrání a přidání správce]

---

Deaktivace jednotky

Kdy deaktivovat jednotku?

• Jednotka je dlouhodobě neobsazená (rekonstrukce)
• Jednotka se nezapočítává do poplatků
• Jednotka je prodána a nový vlastník ještě není registrován

Co se stane při deaktivaci?

• ❌ Jednotka se nezahrnuje do generování nových poplatků
• ❌ Správce jednotky nemůže nahlašovat počet osob
• ✅ Historie poplatků a plateb zůstává zachována
• ✅ Jednotku lze kdykoli znovu aktivovat

Postup deaktivace

1. Otevřete detail jednotky (kliknutím na název v seznamu)
2. Klikněte na tlačítko "Deaktivovat" (vpravo nahoře)
3. Potvrďte akci v dialogovém okně
4. Jednotka je označena jako "Neaktivní"

[SCREENSHOT: Tlačítko deaktivace jednotky]

Opětovná aktivace

1. V seznamu jednotek zapněte filtr "Zobrazit neaktivní"
2. Najděte neaktivní jednotku (šedá ikona)
3. Klikněte na jednotku → "Aktivovat"
4. Jednotka se vrátí mezi aktivní

[SCREENSHOT: Filtr neaktivních jednotek]

---

Import jednotek (hromadné přidání)

Kdy použít import?

• Máte velké množství jednotek (10+)
• Chcete přidat všechny jednotky najednou
• Migrujete z jiného systému

Formát CSV souboru

Vzorový CSV soubor:

kod,nazev,adresa,poznamka
1A,Byt 1A,Hlavní 123/1 přízemí,
1B,Byt 1B,Hlavní 123/1 přízemí,
2A,Byt 2A,Hlavní 123/1 1. patro,Vlastník senior
2B,Byt 2B,Hlavní 123/1 1. patro,
GARAZ-1,Garáž 1,Hlavní 123 - garáže,

Pravidla:

• První řádek = hlavičky sloupců (povinné)
• Sloupec "kod" = povinný (unikátní identifikátor)
• Ostatní sloupce = volitelné
• Kódování: UTF-8
• Oddělovač: čárka , nebo středník ;

[SCREENSHOT: Ukázka CSV souboru v Excelu]

Postup importu

1. Připravte CSV soubor

• Vytvořte soubor v Excelu nebo Google Sheets
• Uložte jako CSV (UTF-8)

2. Spusťte import

• Na stránce "Jednotky" klikněte "Import z CSV"
• Vyberte soubor z počítače
• Klikněte "Nahrát"

3. Zkontrolujte náhled

• Systém zobrazí náhled prvních 5 řádků
• Zkontrolujte, že data jsou správně načtena
• Klikněte "Potvrdit import"

4. Výsledek importu

• Systém vytvoří jednotky
• Zobrazí report:
  • ✅ Úspěšně přidáno: 23 jednotek
  • ❌ Chyby: 1 (duplicitní kód "1A")

[SCREENSHOT: Dialog importu s náhledem dat]

💡 Tip: Pokud import selže kvůli chybám, opravte CSV soubor a zkuste znovu. Už vytvořené jednotky se nebudou duplikovat (kontrola podle kódu).

---

Zobrazení detailu jednotky

Co vidím na stránce jednotky?

Po kliknutí na jednotku v seznamu se zobrazí detail s následujícími sekcemi:

1. Základní informace

• Kód, název, adresa
• Stav (aktivní/neaktivní)
• Datum vytvoření

2. Správce jednotky

• Jméno a email správce
• Tlačítko pro odebrání nebo přiřazení správce

3. Aktuální obyvatelstvo

• Počet osob nahlášených pro aktuální měsíc
• Datum a způsob nahlášení (správce / vlastník / odhad)

4. Poplatky

• Seznam všech poplatků této jednotky (poslední 3 měsíce)
• Stav: zaplaceno / čeká na úhradu / po splatnosti

5. Platby

• Historie plateb spárovaných s touto jednotkou

[SCREENSHOT: Detail jednotky - kompletní přehled]

---

Historie obyvatelstva jednotky

Co je historie obyvatelstva?

Historie obyvatelstva = přehled počtu osob v jednotce v jednotlivých měsících.

K čemu slouží:

• Kontrola, zda vlastník pravidelně nahlašuje
• Analýza trendů (např. pokles počtu osob)
• Oprava chybných nahlášení

Jak zobrazit historii?

1. Otevřete detail jednotky
2. Klikněte na záložku "Historie obyvatelstva"
3. Zobrazí se tabulka:

[SCREENSHOT: Historie obyvatelstva jednotky]

Vysvětlení zdrojů:

• UNIT_MANAGER - nahlášeno vlastníkem jednotky
• ORG_ADMIN - zadáno ručně správcem organizace
• ESTIMATED - systém zkopíroval předchozí hodnotu (nebylo nahlášeno)

Oprava chybného nahlášení

Scénář: Vlastník nahlásil 5 osob místo 3 osob

Postup:

1. V historii obyvatelstva najděte chybný záznam
2. Klikněte na ikonu "Upravit" u daného měsíce
3. Změňte počet osob na správnou hodnotu
4. Klikněte "Uložit"
5. Systém upraví záznam a přepočítá poplatek (pokud už byl vygenerován)

[SCREENSHOT: Dialog úpravy obyvatelstva]

⚠️ Pozor: Pokud už byl pro daný měsíc vygenerován a schválen poplatek, změna počtu osob poplatek automaticky nepřepočítá. Musíte ručně upravit poplatek nebo ho zrušit a vytvořit nový.

---

Roční report jednotky

Co je roční report?

Roční report = přehled nákladů a plateb jednotky za celý rok.

Obsahuje:

• Měsíční počty osob
• Měsíční poplatky
• Zaplacené částky
• Celkový součet za rok
• Výsledek vyúčtování (doplatek/přeplatek)

Jak vygenerovat report?

1. Otevřete detail jednotky
2. Klikněte na tlačítko "Roční report" (vpravo nahoře)
3. Vyberte rok (např. 2024)
4. Klikněte "Generovat"
5. Systém vytvoří PDF report
6. Můžete ho stáhnout nebo odeslat vlastníkovi emailem

[SCREENSHOT: PDF roční report jednotky]

Ukázka ročního reportu

====================================
Roční přehled jednotky 1A - rok 2024
====================================

Organizace: SVJ Nová Praha
Jednotka: 1A
Správce: Jan Novák

-----------------------------------
Měsíční přehled:
-----------------------------------
Měsíc    Osoby  Poplatek  Zaplaceno
-----------------------------------
Leden      3     1 500 Kč   1 500 Kč
Únor       3     1 500 Kč   1 500 Kč
Březen     2     1 000 Kč   1 000 Kč
...
-----------------------------------
Celkem za rok:
Poplatky vystaveno:  15 000 Kč
Zaplaceno:           15 000 Kč
Skutečné náklady:    14 500 Kč
Přeplatek:              500 Kč ← bude vráceno
-----------------------------------

💡 Tip: Roční report je vhodné odeslat vlastníkům na konci roku jako shrnutí. Slouží také jako podklad pro valnou hromadu SVJ.

---

Vyhledávání a filtrování jednotek

Jak rychle najít jednotku?

1. Vyhledávací pole

• V pravém horním rohu stránky "Jednotky"
• Začněte psát kód nebo adresu
• Systém okamžitě filtruje výsledky

Příklady vyhledávání:

• 1A → najde jednotku s kódem 1A
• Hlavní → najde všechny jednotky s adresou "Hlavní"
• novak → najde jednotky se správcem Novák

[SCREENSHOT: Vyhledávání jednotek]

2. Filtry

Kombinace filtrů:

Zobrazit pouze aktivní jednotky bez přiřazeného správce:

1. Filtr "Stav" → Aktivní
2. Filtr "Správce" → Bez správce → Výsledek: 3 jednotky

[SCREENSHOT: Použití filtrů]

---

Časté úkoly se jednotkami

✅ Přidání všech jednotek při založení organizace

Postup:

1. Připravte seznam všech bytů (kódy, adresy)
2. Vytvořte CSV soubor (nebo přidejte ručně po jedné)
3. Importujte jednotky
4. Zkontrolujte, že všechny jsou vytvořeny
5. Postupně přiřazujte správce

✅ Pravidelná kontrola jednotek

Co kontrolovat měsíčně:

• Všechny aktivní jednotky mají přiřazeného správce
• Všechny jednotky nahlásily počet osob (nebo odhad je v pořádku)
• Neaktivní jednotky jsou skutečně neobsazené

✅ Řešení jednotek bez správce

Problém: Některé jednotky nemají přiřazeného vlastníka

Řešení:

1. Zjistěte kontakt na vlastníka (z evidence SVJ, výpisu z katastru)
2. Kontaktujte vlastníka telefonicky nebo písemně
3. Pošlete mu pozvánku na email
4. Pokud vlastník nereaguje, můžete:
   • Nahlašovat počet osob za něj (ručně jako ORG_ADMIN)
   • Vytvářet poplatky i bez správce

---

Časté dotazy k jednotkám

Můžu smazat jednotku?

Ano, ale pouze pokud:

• Jednotka nemá žádné poplatky
• Nebo všechny poplatky jsou zrušené

Postup:

1. Otevřete detail jednotky
2. Klikněte "Smazat" (červené tlačítko)
3. Potvrďte akci

⚠️ Varování: Smazání jednotky je nevratné. Pokud má jednotka historii poplatků, raději ji deaktivujte místo smazání.

Co když vlastník nemá email?

Řešení 1: Použijte email rodinného příslušníka (manžel/ka, děti)

Řešení 2: Vytvořte "dummy" email a nesdílejte ho vlastníkovi:

• Příklad: jednotka1a@svjnovapaha.cz
• Tento email můžete kontrolovat sami a nahlašovat počet osob za vlastníka

Řešení 3: Nepřiřazujte správce a nahlašujte ručně jako ORG_ADMIN

Vlastník má více jednotek. Jak to nastavit?

Jeden vlastník (email) může být přiřazen k více jednotkám:

• Vlastník má 2 byty → přiřaďte stejný email k oběma jednotkám
• Po přihlášení uvidí obě jednotky v sekci "Moje jednotka"
• Může nahlašovat počet osob samostatně pro každou jednotku

Postup:

1. Přiřaďte email k první jednotce
2. Přiřaďte stejný email k druhé jednotce
3. Vlastník získá přístup k oběma

[SCREENSHOT: Zobrazení více jednotek pro jednoho vlastníka]

Jednotka je nebytový prostor (obchod). Jak to řešit?

Nebytové prostory fungují stejně jako byty:

• Vytvořte jednotku s kódem (např. OBCHOD-1)
• Přiřaďte správce (majitele obchodu)
• Nahlaste počet osob = počet zaměstnanců pracujících v prostoru
• Systém vypočítá poplatek standardně

💡 Tip: Pokud nebytový prostor má speciální sazbu, můžete upravit poplatek ručně před schválením.

---

Další kroky

• Nahlašování obyvatelstva - Jak nahlásit počet osob
• Poplatky - Jak generovat poplatky pro jednotky
• Organizace - Nastavení organizace

[VIDEO: Správa jednotek - Kompletní průvodce - 15 minut]