Správa organizace

Tato sekce je určena pro správce organizace (ORG_ADMIN) a popisuje, jak spravovat údaje SVJ nebo BD v systému Domolink.

Co je organizace v Domolink?

Organizace představuje:

• Společenství vlastníků jednotek (SVJ)
• Bytové družstvo (BD)
• Správcovskou společnost spravující objekt

Každá organizace má:

• Vlastní identifikační údaje (název, IČO, adresu)
• Bankovní údaje pro příjem plateb
• Skupinu jednotek (bytů)
• Samostatné účetnictví poplatků a plateb

[SCREENSHOT: Stránka "Má organizace" - přehled]

---

Zobrazení údajů organizace

Jak zobrazit údaje své organizace?

1. V levém menu klikněte na "Má organizace"
2. Zobrazí se přehled s následujícími sekcemi:

Základní údaje:

• Název organizace
• Typ (Společenství vlastníků / Bytové družstvo / Jiné)
• IČO
• Adresa sídla

Kontaktní údaje:

• Email organizace
• Telefon (volitelné)

Bankovní údaje:

• Číslo účtu / IBAN
• Banka / BIC
• Prefix variabilního symbolu

Statistiky:

• Počet aktivních jednotek
• Počet registrovaných uživatelů
• Stav předplatného

[SCREENSHOT: Detail organizace se všemi údaji]

---

Úprava údajů organizace

Kdo může upravovat organizaci?

• ✅ ORG_ADMIN - všichni správci organizace
• ✅ MASTER_ADMIN - technický správce platformy
• ❌ UNIT_MANAGER - nemá přístup

Postup úpravy

1. Na stránce "Má organizace" klikněte na tlačítko "Upravit"
2. Otevře se formulář s editovatelnými poli
3. Upravte potřebné údaje
4. Klikněte "Uložit změny"

[SCREENSHOT: Formulář úpravy organizace]

Co lze upravovat?

---

Bankovní údaje

Proč jsou bankovní údaje důležité?

Bankovní údaje slouží k:

• Identifikaci účtu, na který mají vlastníci posílat platby
• Generování QR kódů pro platby
• Automatickému párování plateb podle variabilního symbolu

Nastavení bankovních údajů

Co zadat:

1. Číslo účtu

• Formát: 123456789/0100 (předčíslí-číslo/kód banky)
• Příklad: 987654321/2010 (Fio banka)

2. IBAN

• Formát: Mezinárodní číslo účtu
• Příklad: CZ6508000000192000145399
• Použití: Pro QR kódy a zahraniční platby

3. BIC (SWIFT)

• Formát: Kód banky
• Příklad: FIOBCZPPXXX (Fio banka)
• Použití: Pro zahraniční platby

4. Prefix variabilního symbolu

• Co to je: Číslo, které se přidá před všechny variabilní symboly této organizace
• Příklad: Pokud zadáte prefix 123, variabilní symboly budou 1230001, 1230002, atd.
• Proč je důležitý: Zajišťuje, že variabilní symboly jsou unikátní v rámci vašeho účtu

[SCREENSHOT: Sekce s bankovními údaji]

Příklad nastavení bankovních údajů

Scénář: SVJ Nová Praha má účet u Fio banky

Číslo účtu: 2001234567/2010
IBAN: CZ6520100000002001234567
BIC: FIOBCZPPXXX
Prefix VS: 500

→ Variabilní symboly poplatků budou: 5000001, 5000002, 5000003...

💡 Tip: Prefix variabilního symbolu zvolte tak, aby nekolidoval s jinými platbami na tomto účtu (např. platby za služby, fondy oprav).

Změna bankovních údajů

Co se stane při změně čísla účtu?

• Nové poplatky budou mít nový účet v QR kódu
• Staré poplatky si ponechají původní účet (nezměnį se zpětně)

Co se stane při změně prefixu VS?

• ⚠️ Pozor! Nové poplatky budou mít nové VS s novým prefixem
• Staré poplatky si ponechají původní VS
• Doporučení: Změňte prefix pouze na začátku roku nebo pokud je to nezbytné

---

Správa uživatelů organizace

Kdo jsou uživatelé organizace?

Uživatelé organizace = lidé, kteří mají přístup k datům této organizace:

• ORG_ADMIN - správci s plným přístupem
• UNIT_MANAGER - vlastníci/správci jednotlivých jednotek

Zobrazení uživatelů

1. Na stránce "Má organizace" přejděte na záložku "Uživatelé"
2. Zobrazí se seznam všech uživatelů s následujícími údaji:

[SCREENSHOT: Seznam uživatelů organizace]

Pozvání nového správce (ORG_ADMIN)

Krok za krokem:

1. Na záložce "Uživatelé" klikněte na "Pozvat správce"
2. Vyplňte formulář:
   • Email: Email nového správce
   • Role: Vyberte ORG_ADMIN
   • Zpráva: Volitelná poznámka pro pozvaného
3. Klikněte "Odeslat pozvánku"
4. Systém odešle email s odkazem na registraci
5. Pozvaný dokončí registraci a ověří email
6. Po ověření získá plný přístup jako správce

[SCREENSHOT: Formulář pozvání správce]

📧 Poznámka: Jeden uživatel může být ORG_ADMIN ve více organizacích současně (např. správcovská firma).

Odebrání správce

Postup:

1. V seznamu uživatelů najděte správce, kterého chcete odebrat
2. Klikněte na ikonu "..." (tři tečky) → "Odebrat přístup"
3. Potvrďte akci
4. Uživatel přijde o přístup k této organizaci

⚠️ Varování: Pokud je správce současně přiřazen k jednotce jako UNIT_MANAGER, bude odstraněn pouze z role ORG_ADMIN. Přístup k jednotce zůstane.

---

Nastavení ročního rozpočtu

Co je roční rozpočet?

Roční rozpočet = odhadovaná celková částka, kterou organizace zaplatí městu za odpady během roku.

K čemu slouží:

• Plánování plateb
• Kontrola skutečných nákladů vs. plán
• Upozornění při překročení rozpočtu

Jak nastavit rozpočet?

1. Na stránce "Má organizace" klikněte "Upravit"
2. Najděte pole "Roční rozpočet na odpady"
3. Zadejte odhadovanou částku (např. 600000 Kč)
4. Uložte změny

Příklad výpočtu rozpočtu:

Bytový dům s 50 byty, průměrně 2 osoby na byt (= 100 osob). Odhadovaná cena: 500 Kč/osoba/rok. Roční rozpočet: 100 × 500 = 50 000 Kč

[SCREENSHOT: Pole roční rozpočet]

Sledování plnění rozpočtu

Na dashboardu se zobrazuje:

• Rozpočet: 600 000 Kč
• Skutečné náklady dosud: 450 000 Kč (75 %)
• Zbývá: 150 000 Kč

[SCREENSHOT: Widget plnění rozpočtu na dashboardu]

---

Předplatné organizace

Co je předplatné?

Předplatné = měsíční nebo roční poplatek za používání platformy Domolink.

Parametry předplatného:

• Název plánu (např. "Starter", "Professional")
• Cena za jednotku (např. 50 Kč/jednotka/měsíc)
• Maximální počet jednotek
• Fakturační období (měsíčně / ročně)
• Stav (aktivní / pozastavené)

Zobrazení předplatného

1. Na stránce "Má organizace" přejděte na záložku "Předplatné"
2. Zobrazí se:
   • Aktuální plán
   • Cena a fakturační období
   • Stav platby
   • Datum další fakturace
   • Historie plateb

[SCREENSHOT: Záložka předplatné]

ℹ️ Poznámka: Změnu předplatného provádí pouze MASTER_ADMIN. Pokud potřebujete změnit plán, kontaktujte podporu: info@domolink.cz

---

Export dat organizace

Co lze exportovat?

• ✅ Seznam jednotek (CSV, Excel)
• ✅ Seznam uživatelů (CSV)
• ✅ Seznam poplatků za zvolené období (CSV, PDF)
• ✅ Seznam plateb (CSV)
• ✅ Roční přehled nákladů (PDF)

Jak exportovat?

Export jednotek:

1. V menu klikněte na "Jednotky"
2. Klikněte na tlačítko "Export" (vpravo nahoře)
3. Vyberte formát: CSV nebo Excel
4. Stáhne se soubor s všemi jednotkami

Export poplatků:

1. V menu klikněte na "Poplatky"
2. Nastavte filtry (období, stav, jednotka)
3. Klikněte "Export"
4. Vyberte formát: CSV nebo PDF
5. Stáhne se soubor s filtrovanými poplatky

[SCREENSHOT: Tlačítko export v seznamu poplatků]

---

Deaktivace/pozastavení organizace

Kdy deaktivovat organizaci?

• Organizace zrušila předplatné
• Dlouhodobě nepoužívá systém
• Přechod na jiný systém

Kdo může deaktivovat?

• Pouze MASTER_ADMIN může pozastavit nebo smazat organizaci
• ORG_ADMIN může požádat o deaktivaci kontaktováním podpory

Co se stane při deaktivaci?

• ❌ Uživatelé ztratí přístup k organizaci
• ❌ Nelze vytvářet nové poplatky, platby, jednotky
• ✅ Data zůstávají zachována (historie, faktury, poplatky)
• ✅ Lze opět aktivovat (obnova přístupu)

---

Časté úkoly správce organizace

✅ Kontrola údajů na začátku roku

Co zkontrolovat:

• Bankovní údaje jsou aktuální
• Kontaktní email funguje
• Všechny jednotky jsou správně zadané
• Všichni vlastníci mají přiřazeného správce
• Roční rozpočet je nastaven na aktuální rok

✅ Měsíční rutina

Co dělat každý měsíc:

1. Zkontrolovat, zda všichni nahlásili počet osob
2. Zadat fakturu od města (skutečné náklady)
3. Vygenerovat a schválit poplatky
4. Zadat příchozí platby z banky
5. Zkontrolovat nespárované platby

✅ Konec roku

Úkoly na konci roku:

1. Zkontrolovat, že všech 12 měsíců má zadané skutečné náklady
2. Provést roční uzávěrku
3. Vygenerovat vyrovnávací poplatky (doplatky/přeplatky)
4. Vyexportovat roční přehledy pro účetnictví
5. Nastavit rozpočet na příští rok

---

Časté dotazy k organizaci

Můžu mít více organizací pod jedním účtem?

Ano! Jeden uživatel (email) může být:

• ORG_ADMIN ve více organizacích
• Např. správcovská firma spravuje 5 SVJ → 1 účet, 5 organizací

Přepínání mezi organizacemi:

• V horní liště klikněte na název organizace
• Otevře se rozbalovací menu s ostatními organizacemi
• Vyberte jinou organizaci

[SCREENSHOT: Přepínač organizací]

Co když se změní bankovní účet organizace?

Postup:

1. Upravte bankovní údaje v nastavení organizace
2. Nové poplatky budou mít nový účet v QR kódu
3. Důležité: Informujte vlastníky o změně účtu!
4. Staré nezaplacené poplatky můžete:
   • Ponechat (vlastníci zaplatí na starý účet)
   • Nebo zrušit a vytvořit nové s novým účtem

Jak přidat logo organizace?

📋 Plánovaná funkce: Nahrávání loga organizace bude k dispozici v budoucí verzi. Logo se bude zobrazovat v PDF výstupech a emailech.

Prozatím logo nastavit nelze.

Můžu smazat organizaci?

Ne, organizaci nemůže smazat ORG_ADMIN.

Postup pro smazání:

1. Kontaktujte podporu: info@domolink.cz
2. MASTER_ADMIN posoudí žádost
3. Organizace bude deaktivována nebo smazána

⚠️ Varování: Smazání organizace je nevratné a zahrnuje smazání všech jednotek, poplatků, plateb a dat.

---

Další kroky

• Správa jednotek - Jak přidat a spravovat byty
• Skutečné náklady - Jak zadat fakturu od města
• Poplatky - Jak generovat měsíční poplatky

[VIDEO: Správa organizace - Kompletní návod - 12 minut]