Nahlašování obyvatelstva

Tato sekce popisuje, jak v systému Domolink nahlašovat počet osob bydlících v jednotlivých jednotkách. Nahlašování je klíčové pro spravedlivé rozúčtování poplatků za odpady.

Proč nahlašovat počet osob?

Princip proporcionálního výpočtu

Domolink nepoužívá paušální poplatek, ale rozúčtovává skutečné náklady podle počtu osob:

Poplatek jednotky = (Počet osob v jednotce / Celkový počet osob) × Skutečné náklady

Příklad:

Bytový dům s 50 byty, celkem 120 obyvatel. Město vyúčtovalo 60 000 Kč za leden 2025.

Byt 1A má 3 osoby: (3 / 120) × 60 000 = 1 500 Kč

Byt 2B má 1 osobu: (1 / 120) × 60 000 = 500 Kč

Spravedlivost

• ✅ Kdo má více osob, platí více
• ✅ Kdo má méně osob, platí méně
• ✅ Nikdo neplatí za druhé
• ✅ Transparentní a objektivní systém

[SCREENSHOT: Grafické znázornění proporcionálního výpočtu]

---

Kdo nahlašuje počet osob?

Pro vlastníky jednotek (UNIT_MANAGER)

Zodpovědnost: Nahlásit počet osob bydlících ve své jednotce každý měsíc

Metody nahlášení:

1. Magic link z emailu - nejjednodušší, bez přihlášení
2. Přihlášení do systému - v sekci "Moje jednotka"

Pro správce organizace (ORG_ADMIN)

Oprávnění: Zadat nebo opravit počet osob za libovolnou jednotku

Kdy použít:

• Vlastník jednotky není registrovaný
• Vlastník zapomněl nahlásit
• Potřeba opravit chybné nahlášení
• Hromadné zadání za více jednotek

---

Nahlášení pro vlastníky (UNIT_MANAGER)

Metoda 1: Magic link z emailu (doporučeno)

Jak to funguje:

1. 1. den v měsíci obdržíte email s předmětem "Nahlášení počtu osob - Leden 2025"
2. Email obsahuje:
   • Název vaší jednotky (např. "Byt 1A")
   • Poslední nahlášený počet osob (např. "3 osoby")
   • Tlačítko nebo odkaz "Nahlásit počet osob"
3. Klikněte na odkaz - otevře se předvyplněný formulář
4. Potvrďte nebo upravte počet osob
5. Odešlete - hotovo, bez přihlášení!

[SCREENSHOT: Email s magic linkem]

Výhody magic linku:

• ✅ Není potřeba přihlášení
• ✅ Formulář už je předvyplněný
• ✅ Trvá to 10 sekund
• ✅ Magic link funguje 30 dní

🔒 Bezpečnost: Magic link je unikátní a jednorázový. Po prvním použití je neplatný a nikdo jiný ho nemůže zneužít.

Metoda 2: Přihlášení do systému

Postup:

1. Přihlaste se na domolink.cz/login
2. Klikněte na "Moje jednotka" v menu
3. V sekci "Nahlášení počtu osob" klikněte "Nahlásit"
4. Zadejte počet osob (1-99)
5. Klikněte "Odeslat"

[SCREENSHOT: Formulář nahlášení v sekci Moje jednotka]

Kdy použít:

• Chcete změnit počet osob i mimo běžný měsíční cyklus
• Chcete zkontrolovat historii nahlášení
• Preferujete přihlášení před magic linkem

---

Nahlášení pro správce organizace (ORG_ADMIN)

Zobrazení přehledu obyvatelstva

1. V menu klikněte na "Obyvatelstvo" nebo "Jednotky"
2. Zobrazí se tabulka všech jednotek s aktuálním počtem osob:

[SCREENSHOT: Přehled obyvatelstva všech jednotek]

Indikátory:

• ✅ Zelené - nahlášeno aktuálně (vlastníkem nebo správcem)
• ⚠️ Oranžové - odhad (systém zkopíroval předchozí měsíc)
• ❌ Červené - chybí nahlášení

Ruční zadání počtu osob

Postup:

1. Na stránce "Obyvatelstvo" najděte jednotku
2. Klikněte na tlačítko "Zadat" v řádku jednotky
3. Otevře se dialog:
   • Jednotka: Byt 1A (předvyplněno)
   • Měsíc: Leden 2025 (aktuální měsíc)
   • Počet osob: [ ] (zadejte 1-99)
4. Zadejte počet osob
5. Klikněte "Uložit"

[SCREENSHOT: Dialog ručního zadání počtu osob]

Hromadné zadání (budoucí funkce)

📋 Plánováno: V budoucí verzi bude možné nahrát CSV soubor s počtem osob pro všechny jednotky najednou.

---

Automatický odhad (ESTIMATED)

Co je automatický odhad?

Pokud vlastník jednotky nenahlásí počet osob do 5. dne v měsíci, systém automaticky:

1. Zkopíruje poslední známý počet osob z předchozího měsíce
2. Vytvoří záznam s příznakem "ESTIMATED" (odhad)
3. Použije ho pro výpočet poplatku

Příklad:

Byt 1A měl v prosinci 3 osoby. Vlastník v lednu nenahlásil počet. → Systém automaticky použije 3 osoby (odhad) pro leden.

[SCREENSHOT: Označení odhadovaného počtu v přehledu]

Proč odhad?

Výhody:

• ✅ Zajistí, že každá jednotka má počet osob (lze generovat poplatky)
• ✅ Pokud se počet nezměnil, odhad je přesný
• ✅ Majitel může odhad kdykoliv opravit

Nevýhody:

• ❌ Pokud se počet osob změnil, odhad je nepřesný
• ❌ Může vést k chybným poplatkům (přeplatek/nedoplatek)

💡 Doporučení: Motivujte vlastníky k pravidelnému nahlašování, aby odhady nebyly nutné.

Oprava odhadovaného počtu

Postup (pro ORG_ADMIN):

1. Na stránce "Obyvatelstvo" najděte jednotku s odhadem (⚠️ ikona)
2. Klikněte "Zadat"
3. Zadejte správný počet osob
4. Systém přepíše odhad na skutečně nahlášenou hodnotu
5. Pokud už byl vygenerován poplatek, upravte ho ručně nebo znovu vygenerujte

---

Historie nahlášení

Zobrazení historie jednotky

Pro UNIT_MANAGER:

1. V sekci "Moje jednotka" klikněte na "Historie obyvatelstva"
2. Zobrazí se seznam nahlášení za poslední rok:

[SCREENSHOT: Historie obyvatelstva jednotky]

Pro ORG_ADMIN:

1. Otevřete detail jednotky (v seznamu jednotek)
2. Klikněte na záložku "Historie obyvatelstva"
3. Zobrazí se stejný přehled jako pro vlastníka + možnost úprav

Úprava historických dat

Kdy použít:

• Vlastník nahlásil chybný počet osob
• Potřebujete doplnit chybějící měsíce
• Oprava po roce před vyúčtováním

Postup (pouze ORG_ADMIN):

1. V historii jednotky najděte měsíc k opravě
2. Klikněte na ikonu "Upravit"
3. Změňte počet osob
4. Uložte

⚠️ Důležité: Pokud už byl pro tento měsíc vytvořen a schválen poplatek, úprava počtu osob poplatek automaticky nepřepočítá. Musíte ho upravit ručně.

---

Notifikace a připomínky

Automatické emaily pro vlastníky

Kdy se odesílají:

• 1. den v měsíci v 08:00 (pražský čas)
• Každý měsíc automaticky

Komu:

• Všem vlastníkům s přiřazenou jednotkou
• Pouze aktivní jednotky

Co email obsahuje:

• Název jednotky
• Poslední nahlášený počet osob
• Magic link na formulář (platnost 30 dní)
• Instrukce a kontakt na podporu

[SCREENSHOT: Ukázka automatického emailu]

Manuální připomínka (budoucí funkce)

📋 Plánováno: ORG_ADMIN bude moci poslat připomenutí jednotlivým vlastníkům, kteří ještě nenahlásili.

---

Časté scénáře

Scénář 1: Vlastník se odstěhoval, byt je prázdný

Řešení:

• Vlastník nahlásí 0 osob
• Nebo ORG_ADMIN zadá 0 osob ručně
• Byt nebude mít žádný poplatek (0 podíl na nákladech)

💡 Tip: Pokud je byt dlouhodobě prázdný (rekonstrukce), zvažte deaktivaci jednotky.

Scénář 2: V bytě se vystřídalo více osob během měsíce

Otázka: "V bytě bydlelo 2 osoby do 15. ledna, pak se přistěhovala další. Kolik mám nahlásit?"

Odpověď:

• Nahlaste průměrný počet osob za měsíc
• V tomto případě: 2 osoby (pokud nová osoba přišla až v polovině měsíce)
• Nebo 3 osoby (pokud chcete započítat novou osobu)

💡 Doporučení: Konzultujte pravidla se správcem organizace. Některá SVJ mají vlastní pravidla pro tyto situace.

Scénář 3: Vlastník zapomněl nahlásit

Co se stane:

1. Systém automaticky použije odhad (předchozí měsíc)
2. Pokud se počet osob nezměnil, je to v pořádku
3. Pokud se změnil, vlastník může:
   • Kontaktovat ORG_ADMIN a požádat o opravu
   • ORG_ADMIN zadá správný počet ručně

Scénář 4: Vlastník nemá email nebo internet

Řešení:

• Vlastník telefonicky sdělí počet osob správci organizace
• ORG_ADMIN zadá počet osob ručně do systému
• Vlastník nemusí mít účet v Domolink

Scénář 5: Počet osob se změnil uprostřed měsíce

Příklad: Do 15. ledna 3 osoby, od 16. ledna 4 osoby

Řešení:

• Nahlaste počet osob, který byl většinu měsíce
• V tomto případě 3 osoby (pokud 15 dní vs. 15 dní, volte nižší)
• Nebo konzultujte pravidla SVJ

---

Nejčastější dotazy

Kdy musím nahlásit počet osob?

Doporučený termín: Do 5. dne v měsíci

Deadline:

• Systém použije odhad po 5. dni
• Stále můžete nahlásit později (správce může opravit)

Co když se počet osob nemění?

Stále je potřeba každý měsíc nahlásit (nebo alespoň potvrdit):

• Klikněte na magic link v emailu
• Potvrďte předvyplněný počet
• Trvá to 5 sekund

Důvod: Systém potřebuje vědět, že počet je stále aktuální (ne zastaralý).

Kolik osob mám nahlásit, pokud mám hlášené 3, ale 1 je dítě?

Pravidlo: Nahlaste všechny osoby hlášené k trvalému pobytu nebo trvale bydlící.

Děti:

• Záleží na pravidlech SVJ/BD
• Obvykle se počítají všechny osoby bez ohledu na věk
• Konzultujte s ORG_ADMIN

Můžu nahlásit 0 osob?

Ano, pokud v bytě nikdo nebydlí:

• Byt je prázdný
• Rekonstrukce
• Majitel bydlí jinde

Poplatek: Byt s 0 osobami má 0 Kč poplatek.

Co když jsem nahlásil chybný počet?

Řešení:

• Kontaktujte správce organizace (ORG_ADMIN)
• Správce to opraví ručně v systému
• Pokud už byl vytvořen poplatek, správce ho upraví

---

Pro správce: Kontrola nahlášení

Checklist před generováním poplatků

Před vytvořením měsíčních poplatků zkontrolujte:

• Všechny aktivní jednotky mají nahlášený počet osob (i odhad je OK)
• Odhady jsou rozumné (zkontrolujte jednotky s ⚠️ ikonou)
• Žádná jednotka nemá chybějící data (❌ ikona)
• Doplňte chybějící data ručně (pokud potřeba)

[SCREENSHOT: Kontrola nahlášení před generováním]

Report nahlášení

Statistiky na stránce Obyvatelstvo:

• 📊 Celkem jednotek: 24
• ✅ Nahlášeno vlastníkem: 20 (83 %)
• ⚠️ Odhadováno: 3 (13 %)
• ❌ Chybí: 1 (4 %)

[SCREENSHOT: Widget se statistikami nahlášení]

---

Další kroky

• Skutečné náklady - Jak zadat fakturu od města
• Poplatky - Jak vygenerovat poplatky podle obyvatelstva
• Jednotky - Správa bytových jednotek

[VIDEO: Nahlašování obyvatelstva - Průvodce pro vlastníky - 5 minut] [VIDEO: Správa obyvatelstva - Pro správce organizací - 10 minut]