Skutečné náklady za odpady

Tato sekce je určena pro správce organizace (ORG_ADMIN) a popisuje, jak evidovat skutečné náklady za svoz odpadu, které organizace platí městu/obci.

Co jsou skutečné náklady?

Skutečné náklady = faktury od města nebo obce za svoz a likvidaci odpadu.

Obsahuje:

• Měsíční nebo čtvrtletní faktury od města
• Částku, kterou SVJ/BD zaplatilo městu
• Datum úhrady
• Číslo faktury (pro evidenci)

Proč evidovat skutečné náklady?

Systém Domolink používá metodu proporcionálního rozúčtování skutečných nákladů:

1. Město vyúčtuje SVJ částku (např. 50 000 Kč za leden)
2. SVJ zadá tuto částku do systému jako "skutečný náklad"
3. Systém rozúčtuje náklad mezi jednotky podle počtu osob
4. Každá jednotka zaplatí svůj podíl

Výhody:

• ✅ Spravedlivé - platíte jen to, co skutečně stálo město
• ✅ Transparentní - vidíte přesně, kolik SVJ zaplatilo
• ✅ Žádné přeplatky/nedoplatky během roku (vyrovná se koncem roku)

[SCREENSHOT: Stránka "Skutečné náklady" - přehled]

---

Zobrazení skutečných nákladů

Jak zobrazit seznam nákladů?

1. V levém menu klikněte na "Skutečné náklady"
2. Zobrazí se tabulka s jednotlivými záznamy:

[SCREENSHOT: Seznam skutečných nákladů]

Statistiky

V horní části stránky vidíte přehledy:

• 📊 Celkem nákladů za rok: 600 000 Kč
• 📅 Zadáno měsíců: 11 / 12
• ⚠️ Chybí: Prosinec 2024
• 💰 Průměr za měsíc: 50 000 Kč

[SCREENSHOT: Widget se statistikami skutečných nákladů]

---

Přidání faktury od města

Krok za krokem návod

Scénář: Obdrželi jste fakturu od města za leden 2025 ve výši 50 000 Kč

1. Otevřete formulář

• Na stránce "Skutečné náklady" klikněte "Přidat fakturu"

2. Vyplňte údaje

[SCREENSHOT: Formulář přidání faktury]

3. Uložte záznam

• Klikněte "Uložit"
• Faktura je uložena se stavem "Poplatky nevygenerovány"

💡 Tip: Údaj "Datum úhrady" je důležitý pro účetnictví. Zadejte skutečné datum, kdy byla platba odeslána městu.

Příklad reálné faktury

Ukázka faktury od města:

==============================================
Město Nové Město
Faktura č. 2025010123
==============================================

Odběratel: SVJ Nová Praha, IČO 12345678
Dodavatel: Město Nové Město

Svoz a likvidace komunálního odpadu
Období: Leden 2025

Položky:
- Směsný komunální odpad    35 000 Kč
- Tříděný odpad (plasty)     8 000 Kč
- Bioodpad                    5 000 Kč
- Velkoobjemový odpad         2 000 Kč
----------------------------------------------
Celkem:                      50 000 Kč

Splatnost: 31.1.2025
Variabilní symbol: 2025010123
==============================================

Co zadat do Domolink:

• Období: Leden 2025
• Částka: 50 000 Kč
• Datum úhrady: 28.1.2025 (když jste fakturu zaplatili)
• Číslo faktury: 2025010123
• Poznámka: "Směsný + tříděný + bio + velkoobjemový"

---

Generování poplatků ze skutečných nákladů

Co znamená "generování poplatků"?

Po zadání faktury od města je potřeba rozúčtovat náklad mezi jednotlivé byty:

Skutečný náklad (50 000 Kč)
         ↓
Systém spočítá podíl každé jednotky podle počtu osob
         ↓
Vytvoří měsíční poplatky pro všechny byty

Kdy generovat poplatky?

Doporučený workflow:

1. Zadejte fakturu od města (např. 15.1.2025)
2. Zkontrolujte, že všechny jednotky mají nahlášený počet osob pro tento měsíc
3. Teprve pak vygenerujte poplatky

Postup generování

Krok za krokem:

1. Zkontrolujte obyvatelstvo

• V menu klikněte na "Obyvatelstvo"
• Ověřte, že všechny jednotky mají počet osob pro leden 2025
• Pokud nějaká chybí, zadejte ho ručně

2. Vraťte se na "Skutečné náklady"

• Najděte fakturu pro období, které chcete rozúčtovat (Leden 2025)
• Pokud je ve sloupci "Poplatky vygenerovány" ❌ Ne, můžete generovat

3. Klikněte "Generovat poplatky"

• Otevře se dialog s náhledem:

======================================
Generování poplatků za Leden 2025
======================================

Skutečný náklad:     50 000 Kč
Celkový počet osob:  120 osob

Poplatky pro jednotky:
--------------------------------------
1A (3 osoby):  (3/120) × 50000 = 1 250 Kč
1B (2 osoby):  (2/120) × 50000 =   833 Kč
2A (4 osoby):  (4/120) × 50000 = 1 667 Kč
...
--------------------------------------
Celkem: 50 000 Kč (100%)

[SCREENSHOT: Náhled generování poplatků]

4. Potvrďte generování

• Zkontrolujte výpočty
• Klikněte "Potvrdit a vygenerovat"

5. Výsledek

• Systém vytvoří poplatky pro všechny aktivní jednotky
• Poplatky jsou ve stavu DRAFT (Koncept)
• Musíte je ještě schválit (v sekci Poplatky)

[SCREENSHOT: Potvrzení úspěšného generování]

---

Matematika výpočtu poplatku

Základní vzorec

Poplatek jednotky = (Počet osob v jednotce / Celkový počet osob) × Skutečný náklad

Podrobný příklad

Vstupní data:

• Skutečný náklad: 50 000 Kč (Leden 2025)
• Bytový dům: 24 jednotek
• Celkem osob: 60 osob

Výpočet pro jednotlivé jednotky:

Kontrola:

2 500 + 1 667 + 833 + 0 + 3 333 + ... = 50 000 Kč ✅

Zaokrouhlování

• Částky se zaokrouhlují na celé koruny (matematicky)
• Systém zajistí, že součet poplatků = skutečný náklad (bez chyby zaokrouhlení)

Příklad zaokrouhlení:

Výpočet: (3/60) × 50000 = 2 500,00 Kč → 2 500 Kč
Výpočet: (1/60) × 50000 = 833,33 Kč → 833 Kč

---

Úprava skutečného nákladu

Kdy upravovat?

• Našli jste chybu v zadané částce
• Město vystavilo opravnou fakturu (dobropis/vrubopis)
• Potřebujete změnit datum úhrady nebo číslo faktury

Postup úpravy

Pokud JEŠTĚ NEBYLY vygenerovány poplatky:

1. V seznamu skutečných nákladů klikněte na záznam
2. Klikněte "Upravit"
3. Změňte potřebné údaje
4. Uložte

Pokud UŽ BYLY vygenerovány poplatky:

⚠️ Varování: Úprava skutečného nákladu neovlivní již vytvořené poplatky.

Doporučený postup:

1. V sekci "Poplatky" najděte všechny poplatky pro dané období
2. Zrušte všechny poplatky (stav → CANCELLED)
3. Vraťte se na "Skutečné náklady"
4. Upravte záznam
5. Znovu vygenerujte poplatky s opravenou částkou

[SCREENSHOT: Dialog úpravy skutečného nákladu]

---

Smazání skutečného nákladu

Kdy smazat?

• Zadali jste fakturu duplicitně
• Faktura byla chybná a byla stornována městem
• Omylem jste zadali špatné období

Postup smazání

Podmínka: Můžete smazat pouze pokud NEBYLY vygenerovány poplatky

1. V seznamu klikněte na záznam
2. Klikněte "Smazat" (červené tlačítko)
3. Potvrďte akci

Pokud už byly vygenerovány poplatky:

• Nejprve zrušte všechny poplatky pro dané období
• Pak můžete smazat záznam skutečného nákladu

---

Kontrola úplnosti dat

Checklist před koncem roku

Před provedením roční uzávěrky zkontrolujte:

• Všech 12 měsíců má zadané skutečné náklady
• Částky odpovídají fakturám od města
• Data úhrad jsou správně zadána
• Pro všechny měsíce byly vygenerovány poplatky

[SCREENSHOT: Přehled 12 měsíců s indikací chybějících]

Report chybějících měsíců

Systém automaticky upozorní:

• ⚠️ "Chybí 2 měsíce: Listopad, Prosinec"
• Zobrazí se červený banner na stránce "Skutečné náklady"
• Nelze provést roční uzávěrku, dokud nejsou všechny měsíce zadány

---

Časté scénáře

Scénář 1: Město fakturuje čtvrtletně

Otázka: "Město nám posílá fakturu jednou za 3 měsíce. Jak to zadat?"

Řešení 1: Rozdělit na měsíce (doporučeno)

Čtvrtletní faktura: 150 000 Kč (Leden-Březen)
→ Zadejte 3 záznamy:
  - Leden:  50 000 Kč
  - Únor:   50 000 Kč
  - Březen: 50 000 Kč

Výhody:

• ✅ Přesnější rozúčtování (zohledňuje měsíční změny v počtu osob)
• ✅ Lepší přehled nákladů po měsících

Řešení 2: Zadat celou čtvrtletní částku

Čtvrtletní faktura: 150 000 Kč
→ Zadejte 1 záznam:
  - Období: Březen (poslední měsíc čtvrtletí)
  - Částka: 150 000 Kč

Nevýhody:

• ❌ Poplatky budou vygenerovány jen za březen
• ❌ Leden a únor nebudou mít poplatky (nebo budete muset odhadnout)

💡 Doporučení: I když město fakturuje čtvrtletně, rozdělte částku na měsíce (dělte třemi nebo podle skutečné spotřeby, pokud ji znáte).

Scénář 2: Město poslalo opravu faktury (dobropis)

Příklad: Původní faktura 50 000 Kč, dobropis -5 000 Kč, výsledek 45 000 Kč

Postup:

1. Upravte původní záznam skutečného nákladu:
   • Změňte částku: 50 000 Kč → 45 000 Kč
   • Do poznámky napište: "Původně 50k, dobropis -5k"
2. Pokud už byly vygenerovány poplatky:
   • Zrušte staré poplatky
   • Vygenerujte nové s opravenou částkou

Scénář 3: Zapomněli jsme zadat náklad za minulý měsíc

Co se stalo: Je únor, ale zapomněli jste zadat fakturu za leden

Postup:

1. Zadejte fakturu za leden (i když je už únor)
2. Vygenerujte poplatky za leden
3. Schvalte poplatky
4. Vlastníci je zaplatí později (nebo sečtou s únorem)

💡 Tip: Nastavte si připomínku zadat fakturu vždy do 5 dní po obdržení od města.

Scénář 4: Faktura obsahuje i jiné položky (ne jen odpady)

Příklad: Město fakturuje odpady + veřejné osvětlení

Řešení:

• Do Domolink zadejte pouze položku za odpady
• Jiné položky (osvětlení, zeleň) evidujte jinde

Faktura od města celkem: 70 000 Kč
  - Odpady:          50 000 Kč ← zadat do Domolink
  - Veřejné osvětlení: 20 000 Kč ← ignorovat

---

Export a reporty

Export skutečných nákladů

Co lze exportovat:

• CSV soubor se všemi náklady za zvolený rok
• PDF přehled nákladů s grafy

Postup:

1. Na stránce "Skutečné náklady" klikněte "Export"
2. Vyberte rok (např. 2024)
3. Vyberte formát: CSV nebo PDF
4. Stáhne se soubor

[SCREENSHOT: Tlačítko export]

Roční přehled nákladů

Zobrazení grafu:

• Na stránce "Skutečné náklady" přejděte na záložku "Roční přehled"
• Zobrazí se sloupcový graf nákladů po měsících

[SCREENSHOT: Graf měsíčních nákladů]

Co graf ukazuje:

• Měsíční náklady (výška sloupce)
• Průměrná hodnota (čárkovaná čára)
• Celkový součet za rok

---

Nejčastější dotazy

Musím zadat fakturu hned po obdržení?

Doporučeno: Ano, zadávejte faktury průběžně (do 5 dní po obdržení)

Důvod:

• Můžete okamžitě vygenerovat poplatky pro vlastníky
• Vlastníci zaplatí včas
• Lepší cash flow pro SVJ

Co když ještě nemám všechna nahlášení obyvatelstva?

Odpověď:

• Počkejte s generováním poplatků, dokud nemáte všechna nahlášení
• Nebo vygenerujte poplatky s odhady (systém doplní automaticky)

💡 Tip: Vygenerujte poplatky až po 5. dni v měsíci, kdy už většina vlastníků nahlásila počet osob.

Můžu zadat náklad za budoucí měsíc?

Ne, systém neumožňuje zadat náklad za měsíc, který ještě nenastal.

Důvod: Musíte čekat na fakturu od města, která přijde až po skončení měsíce.

Co když nám město vyúčtuje odpady až na konci roku?

Scénář: Město pošle jednu fakturu až v prosinci za celý rok

Řešení:

1. Před uzávěrkou roku: Odhadněte měsíční náklady (např. podle loňska)
2. Zadejte odhadované náklady po měsících
3. Generujte zálohy pro vlastníky
4. Po obdržení roční faktury od města:
   • Porovnejte zálohy vs. skutečnost
   • Proveďte roční uzávěrku
   • Doplatky/přeplatky se vyrovnají

Můžu upravit náklad po roce?

Ano, ale:

• Pokud už byla provedena roční uzávěrka, úprava neovlivní vyúčtování
• Budete muset uzávěrku zrušit a provést znovu

⚠️ Doporučení: Důkladně zkontrolujte všechny náklady před roční uzávěrkou!

---

Další kroky

• Poplatky - Jak generovat a schvalovat poplatky
• Roční uzávěrka - Jak uzavřít rok a vypořádat rozdíly
• Obyvatelstvo - Jak nahlašovat počet osob

[VIDEO: Skutečné náklady - Kompletní návod - 10 minut]