Roční uzávěrka

Tato sekce je určena pro správce organizace (ORG_ADMIN) a popisuje, jak provést roční uzávěrku a vyúčtovat rozdíl mezi zálohami a skutečnými náklady.

Co je roční uzávěrka?

Roční uzávěrka = vyúčtování rozdílu mezi tím, co vlastníci zaplatili (zálohy), a tím, co organizace skutečně zaplatila městu (skutečné náklady).

Proč provádět uzávěrku?

V průběhu roku:

• Vlastníci platí měsíční zálohy podle poplatků
• Organizace platí skutečné náklady městu

Na konci roku může nastat:

• Přeplatek - vlastníci zaplatili více, než organizace utratila → vrácení peněz
• Nedoplatek - vlastníci zaplatili méně, než organizace utratila → doplatek

[SCREENSHOT: Schéma roční uzávěrky]

---

Kdy provést uzávěrku?

Doporučený termín

Leden/Únor následujícího roku

Důvod:

• Všech 12 měsíců je uzavřeno
• Všechny faktury od města jsou uhrazeny
• Většina vlastníků zaplatila zálohy
• Máte čas připravit valnou hromadu (únor/březen)

Prerequisity

Před uzávěrkou zkontrolujte:

• Všech 12 měsíců má zadané skutečné náklady
• Všechny faktury od města jsou zaplaceny
• Většina poplatků je spárována s platbami
• Opraveny chyby (špatně zadané náklady, poplatky)

[SCREENSHOT: Checklist před uzávěrkou]

---

Průvodce roční uzávěrkou

Krok 1: Spuštění průvodce

1. Menu → "Roční uzávěrky"
2. Klikněte "Uzavřít rok"
3. Vyberte rok k uzavření (např. 2024)
4. Klikněte "Pokračovat"

[SCREENSHOT: Výběr roku k uzavření]

Krok 2: Kontrola dat

Systém zkontroluje:

• ✅ Všech 12 měsíců má skutečné náklady
• ✅ Všechny jednotky mají poplatky za 12 měsíců
• ⚠️ Varování: 3 jednotky mají nezaplacené poplatky

[SCREENSHOT: Kontrola dat před uzávěrkou]

Pokud chybí data:

• ❌ "Chybí skutečné náklady za měsíce: Listopad, Prosinec"
• → Nemůžete pokračovat, dokud nedoplníte

Krok 3: Přehled součtů

Systém zobrazí:

=============================================
Roční uzávěrka 2024
=============================================

ZÁLOHY OD VLASTNÍKŮ:
  Celkem vygenerováno:   600 000 Kč
  Zaplaceno:             585 000 Kč
  Nezaplaceno:            15 000 Kč

SKUTEČNÉ NÁKLADY:
  Celkem zaplaceno městu: 580 000 Kč

ROZDÍL:
  585 000 - 580 000 = +5 000 Kč

→ PŘEPLATEK 5 000 Kč
  (Vlastníci zaplatili více, než bylo potřeba)
=============================================

[SCREENSHOT: Přehled součtů před uzávěrkou]

Krok 4: Výpočet vyrovnání

Systém vypočítá vyrovnávací poplatky pro každou jednotku:

Rozdíl: +5 000 Kč (přeplatek)
Celkový počet osob za rok: 1 440 osob (120 × 12 měsíců)

Vyrovnání pro jednotku:
  = (Průměrný počet osob jednotky / Celkový počet osob) × Rozdíl

Příklad - Byt 1A (průměrně 3 osoby/měsíc):
  = (36 / 1440) × 5 000 = 125 Kč (vrácení)

Náhled vyrovnání:

[SCREENSHOT: Tabulka s vyrovnávacími poplatky]

Krok 5: Potvrzení uzávěrky

1. Zkontrolujte výpočty
2. Klikněte "Potvrdit a uzavřít rok"
3. Systém:
   • Vytvoří záznam uzávěrky roku 2024
   • Vygeneruje vyrovnávací poplatky (typ: SETTLEMENT)
   • Uzamkne rok (nelze měnit)

[SCREENSHOT: Potvrzení uzávěrky]

Krok 6: Schválení vyrovnávacích poplatků

Po uzávěrce:

1. Menu → "Poplatky"
2. Filtr: Typ → SETTLEMENT (Vyrovnání)
3. Filtr: Rok → 2024
4. Zkontrolujte poplatky (záporné částky = vrácení)
5. Hromadně schválte (DRAFT → ISSUED)

[SCREENSHOT: Seznam vyrovnávacích poplatků]

---

Scénáře vyrovnání

Scénář 1: Přeplatek (vrácení peněz)

Situace:

• Zálohy: 600 000 Kč
• Skutečnost: 580 000 Kč
• Rozdíl: +20 000 Kč (přeplatek)

Co se stane:

• Systém vytvoří záporné vyrovnávací poplatky
• Příklad: Byt 1A → -500 Kč (vrácení)
• Vlastníci vidí poplatek "-500 Kč" = máte nárok na vrácení

Jak vyplatit vlastníkům:

• Varianta 1: Bankovní převod zpět na účet vlastníka
• Varianta 2: Započítat do dalšího roku (snížit první zálohu)
• Varianta 3: Vyplatit v hotovosti

[SCREENSHOT: Záporný vyrovnávací poplatek]

Scénář 2: Nedoplatek (doplatek)

Situace:

• Zálohy: 580 000 Kč
• Skutečnost: 600 000 Kč
• Rozdíl: -20 000 Kč (nedoplatek)

Co se stane:

• Systém vytvoří kladné vyrovnávací poplatky
• Příklad: Byt 1A → +500 Kč (doplatek)
• Vlastníci vidí poplatek "+500 Kč" = musí doplatit

Jak vybrat doplatek:

• Vlastníci zaplatí jako běžný poplatek (s VS)
• Splatnost: obvykle 60 dní od vyúčtování

[SCREENSHOT: Kladný vyrovnávací poplatek - doplatek]

Scénář 3: Nulový rozdíl

Situace:

• Zálohy: 600 000 Kč
• Skutečnost: 600 000 Kč
• Rozdíl: 0 Kč

Co se stane:

• Systém vytvoří uzávěrku s nulovým rozdílem
• Nevytvářejí se vyrovnávací poplatky
• Vlastníci nic neplatí, nic nedostanou

---

Zobrazení historie uzávěrek

Seznam uzávěrek

Menu → "Roční uzávěrky"

Tabulka:

[SCREENSHOT: Seznam ročních uzávěrek]

Detail uzávěrky

Co vidíte:

• Základní údaje (rok, rozdíl, stav)
• Rozpis součtů:
  • Celkové zálohy vystavené
  • Celkové zálohy zaplacené
  • Celkové skutečné náklady
• Seznam vyrovnávacích poplatků (odkaz)
• Datum uzavření a kdo uzavřel
• Export do PDF

[SCREENSHOT: Detail roční uzávěrky]

---

Export výsledků uzávěrky

PDF report

Obsah PDF:

• Název organizace
• Rok vyúčtování (2024)
• Celkové součty (zálohy, náklady, rozdíl)
• Tabulka s jednotkami a vyrovnáním
• Podpis správce a datum

Postup:

1. Otevřete detail uzávěrky
2. Klikněte "Stáhnout PDF"
3. PDF se stáhne

Použití:

• Prezentace na valné hromadě
• Rozeslání vlastníkům
• Archivace pro účetnictví

[SCREENSHOT: Ukázka PDF výsledku uzávěrky]

CSV export

Postup:

1. Detail uzávěrky → "Export CSV"
2. Stáhne se CSV se všemi jednotkami a vyrovnáními

Sloupce:

jednotka,prumer_osob,podil,vyrovnani
1A,3.0,2.5%,-125
1B,2.0,1.7%,-83

---

Oprava chyb po uzávěrce

Co když najdu chybu po uzavření?

Možnosti:

1. Malá chyba (pár korun) - ignorovat nebo opravit příští rok
2. Velká chyba - zrušit uzávěrku a provést znovu

Zrušení uzávěrky

Postup:

1. Otevřete detail uzávěrky
2. Klikněte "Zrušit uzávěrku" (červené tlačítko)
3. Zadejte důvod zrušení
4. Potvrďte

Co se stane:

• Uzávěrka označena jako CANCELLED
• Vyrovnávací poplatky zrušeny
• Můžete opravit data a uzavřít rok znovu

[SCREENSHOT: Dialog zrušení uzávěrky]

⚠️ Pozor: Pokud už vlastníci zaplatili doplatky nebo jste vrátili přeplatky, musíte to řešit ručně!

---

Časté dotazy

Musím uzavřít rok přesně 31.12.?

Ne, uzavřete kdykoliv v lednu/únoru následujícího roku.

Důvod: Potřebujete čekat na všechny faktury od města (obvykle přicházejí i počátkem ledna).

Co když vlastník nezaplatil zálohy během roku?

Řešení:

• Uzávěrka se počítá ze zaplacených záloh, ne vystavených
• Pokud vlastník nezaplatil, má nedoplatek → proveďte upomínku
• Po zaplacení můžete uzávěrku přepočítat

Můžu provést uzávěrku, když chybí 1 měsíc?

Ne, systém vyžaduje všech 12 měsíců.

Výjimka: Pokud organizace začala uprostřed roku (např. v červenci), uzavřete jen 6 měsíců.

Vlastník se odstěhoval uprostřed roku. Jak to vyúčtovat?

Řešení:

• Systém počítá průměrný počet osob za rok
• Pokud jednotka byla 6 měsíců prázdná, průměr = 1,5 osoby/měsíc
• Vyrovnání se počítá podle tohoto průměru
• Je to spravedlivé (platil jen za měsíce, kdy tam bydlel)

---

Další kroky

• Skutečné náklady - Jak zadat faktury od města
• Poplatky - Jak generovat zálohy během roku
• Platby - Jak evidovat platby od vlastníků

[VIDEO: Roční uzávěrka - Krok za krokem - 20 minut]